Dokumentai
Darbuotojų susipažinimas su dokumentu
Kaip paskirti tvarką darbuotojams, nustatyti terminą ir gauti atsekamą patvirtinimą.
- Kam skirta
- Personalo specialistams, vadovams ir dokumentų savininkams.
- Reikalingos teisės
- Reikia dokumento redagavimo ir užduočių kūrimo teisės.
Prieš pradėdami
- Dokumentas turi būti galutinės redakcijos.
- Darbuotojų skyriai, pareigybės ir grupės turi būti teisingi.
- Nuspręskite terminą ir priminimų tvarką.
Atlikite iš eilės
- 1
Atidarykite dokumento „Užduotys“.
Skiltyje „Darbuotojų veiksmai“ pradėkite naują gavėjų priskyrimą.
- 2
Pasirinkite „Susipažinti“.
Šis veiksmas kiekvienam gavėjui sukurs atskirą patvirtinimo užduotį.
- 3
Parinkite gavėjus.
Galite rinktis konkrečius darbuotojus, skyrių, pareigybę arba grupę. Didesniam ratui naudokite organizacinę grupę.
- 4
Nustatykite terminą ir priminimus.
Prireikus nurodykite eskalavimą arba pavaduojantį asmenį.
- 5
Išsiųskite užduotis.
Darbuotojai jas matys pradžios ekrane ir užduočių sąraše, o sukonfigūravus el. paštą gaus pranešimą.
- 6
Stebėkite suvestinę.
Kontrolėje matysite išsiųsta, atlikta, laukia ir vėluoja. Atskirai galima atidaryti patvirtinimo pažymą.
- 7
Užbaikite kontrolę.
Jei visi atliko veiksmą, atsisiųskite bendrą suvestinę. Vėluojantiems priminkite arba eskaluokite pagal įmonės tvarką.
Teisingas rezultatas
- Kiekvienas gavėjas turi atskirą užduotį.
- Patvirtinime įrašytas darbuotojas ir laikas.
- Galima pateikti suvestinę patikrinimui ar auditui.
Dažniausios klaidos
- Susipažinimas skiriamas dar nepatvirtintam juodraščiui.
- Pasirenkami žmonės po vieną, nors egzistuoja tinkama grupė.
- Atnaujinus svarbią tvarką nepaleidžiamas naujas susipažinimo ciklas.