Dokumento sukūrimas ir registravimas
Pilna eiga nuo juodraščio kortelės iki oficialaus dokumento su registracijos numeriu.
- Kam skirta
- Dokumentų rengėjams, raštinei ir dokumentų administratoriams.
- Reikalingos teisės
- Reikia teisės kurti dokumentą; registracijai papildomai reikia registravimo teisės.
Prieš pradėdami
- Žinokite dokumento srautą: vidaus, gautas arba siunčiamas.
- Pasiruoškite galutinį failą ir pagrindinius metaduomenis.
- Jei registruojate, žinokite tinkamą registrą ir bylą.
Atlikite iš eilės
- 1
Pasirinkite „Naujas dokumentas“.
Sistema atidarys naują kortelę. Kol jos neišsaugojote, failų, prieigų ir užduočių pridėti negalėsite.
- 2
Užpildykite antraštę ir srautą.
Antraštė turi aiškiai apibūdinti turinį. Nurodykite, ar dokumentas vidaus, gautas, ar siunčiamas.
- 3
Priskirkite klasifikaciją.
Pasirinkite rūšį, registrą, bylą, atsakingą asmenį, dokumento ir galiojimo datas. Pridėkite paieškai naudingas žymas.
- 4
Išsaugokite juodraštį.
Išsaugojus sukuriama nuolatinė kortelė. Dabar galima įkelti pagrindinį failą, priedus ir nustatyti prieigas.
- 5
Patikrinkite pagrindinį failą.
Peržiūroje turi būti rodoma būtent galutinė registruojama redakcija. Jei failų keli, vieną pažymėkite pagrindiniu.
- 6
Užregistruokite.
Veiksmas „Registruoti“ suteikia numerį ir pakeičia būseną. Prieš patvirtindami dar kartą patikrinkite registrą, datą ir pavadinimą.
- 7
Paskirkite kitą veiksmą.
Po registravimo dokumentą galima perduoti peržiūrai, tvirtinti, pasirašyti, vykdyti ar su juo supažindinti.
Teisingas rezultatas
- Dokumentas turi unikalų registracijos numerį.
- Pagrindinis failas ir metaduomenys sutampa.
- Nurodytas atsakingas asmuo ir tolesnis veiksmas.
Dažniausios klaidos
- Dokumentas registruojamas dar neįkėlus galutinio failo.
- Vienam dokumentui sukuriamos kelios kortelės vietoje versijų.
- Parenkamas neteisingas registras vien todėl, kad jis pirmas sąraše.