Administravimas
Darbo eigos ir automatinės užduočių taisyklės
Nuosekli peržiūros, tvirtinimo, pasirašymo, vykdymo ir susipažinimo seka.
- Kam skirta
- Sistemos administratoriams, procesų savininkams ir dokumentų administratoriams.
- Reikalingos teisės
- Reikia darbo eigų administravimo arba dokumento užduočių kūrimo teisės.
Prieš pradėdami
- Nupieškite procesą paprastai: kas pradeda, kas tikrina, kas priima sprendimą ir kas gauna rezultatą.
- Nurodykite terminus, pavaduotojus ir eskalavimo taisykles.
Atlikite iš eilės
- 1
Sukurkite aiškius žingsnius.
Kiekvienas žingsnis turi turėti vieną konkretų veiksmą: peržiūrėti, patvirtinti, pasirašyti, vykdyti ar susipažinti.
- 2
Nurodykite gavėją pagal rolę.
Kai įmanoma, naudokite atsakingą asmenį, vadovą, skyrių, pareigybę ar grupę vietoje konkretaus žmogaus.
- 3
Pasirinkite seką.
Sprendimą priimantys veiksmai dažniausiai vyksta nuosekliai, o informavimo ar susipažinimo užduotys gali būti lygiagrečios.
- 4
Nustatykite terminus.
Kiekvienam žingsniui apibrėžkite dienų skaičių, priminimus, eskalavimą ir pavaduotoją.
- 5
Išbandykite su testiniu dokumentu.
Patikrinkite abi šakas: sėkmingą patvirtinimą ir grąžinimą taisymui.
- 6
Tik tada aktyvuokite taisyklę.
Paleidus aktyvią taisyklę realiems dokumentams, stebėkite pirmus atvejus ir koreguokite tik suprasdami poveikį.
Teisingas rezultatas
- Užduotys sukuriamos tinkamiems gavėjams.
- Grąžinimas taisymui turi aiškų kelią.
- Vėlavimai primenami ir eskaluojami.
Dažniausios klaidos
- Darbo eiga kopijuoja visą organizacijos struktūrą ir tampa per sudėtinga.
- Konkretus žmogus įrašomas ten, kur turėtų būti pareigybė.
- Neišbandoma grąžinimo taisymui šaka.