Pagrindai
Paieška, filtrai, istorija ir auditas
Kaip greitai rasti įrašą ir patikrinti, kas su juo buvo atlikta.
- Kam skirta
- Visiems naudotojams, ypač vadovams, raštinei ir auditoriams.
- Reikalingos teisės
- Paieškos rezultatuose rodomi tik tie įrašai, kuriuos naudotojas turi teisę matyti.
Prieš pradėdami
- Turėkite bent vieną paieškos požymį: pavadinimą, numerį, datą, atsakingą asmenį ar būseną.
Atlikite iš eilės
- 1
Pradėkite nuo bendros paieškos.
Ji tinka, kai žinote pavadinimo, registracijos numerio ar failo vardo dalį.
- 2
Siaurinkite sąrašo filtrais.
Derinkite dokumento rūšį, būseną, registrą, bylą, atsakingą asmenį ir datų intervalą.
- 3
Išvalykite senus filtrus.
Jei nieko nerandate, patikrinkite, ar neliko anksčiau nustatyto filtro arba netinkamo puslapio.
- 4
Atidarykite dokumento skirtukus.
„Versijos“ rodo redakcijas, „Ryšiai“ - susijusius įrašus, „Prieigos“ - gavėjus, „Auditas“ - atliktus veiksmus.
- 5
Patikrinkite šiukšlinę.
Jei dokumentas buvo pašalintas ir turite teisę, jį galima atkurti iki saugojimo termino pabaigos.
- 6
Audito įrašą vertinkite kaip istoriją.
Auditas skirtas atsakyti, kas, kada ir ką atliko; jis nėra vieta taisyti dokumento turinį.
Teisingas rezultatas
- Dokumentas rastas pagal kelis požymius.
- Aišku, kuri versija aktuali.
- Galima nustatyti svarbių veiksmų laiką ir atlikėją.
Dažniausios klaidos
- Ieškoma tik tikslaus viso pavadinimo.
- Pamirštamas aktyvus datos ar būsenos filtras.
- Manoma, kad teisės neturimas dokumentas turi būti rodomas paieškoje.