ManoDVS
ManoDVS žinių bazė klientams

Viskas, ko reikia savarankiškam darbui su ManoDVS

Instrukcijos pagal darbuotojo rolę, konkretūs verslo procesai, būsenų paaiškinimai, sistemos ekranai ir problemų sprendimai vienoje vietoje.

7 vartotojų rolės8 verslo procesai13 dokumento būsenų5 sistemos ekranai
Pirmosios 10 minučių

Trumpiausias kelias iki pirmo rezultato

Jei ManoDVS naudojate pirmą kartą, atlikite šiuos veiksmus iš eilės.

11 min.Apsižvalgykite

Pradžios ekrane patikrinkite savo užduotis, terminus ir naujausius dokumentus.

23 min.Sukurkite dokumentą

Užpildykite kortelę, išsaugokite juodraštį ir, kai viskas paruošta, užregistruokite.

32 min.Įkelkite failą

Pridėkite pagrindinį failą bei priedus arba kelkite kelis failus į Biblioteką.

42 min.Išsiųskite

Pasirinkite vidinę arba saugią išorinę nuorodą ir nustatykite prieigos sąlygas.

52 min.Paskirkite susipažinti

Parinkite gavėjus, terminą ir stebėkite, kas jau patvirtino susipažinimą.

Darbo pradžia

Pagrindiniame ekrane pradėkite nuo to, kas svarbiausia

Pradžios ekranas yra jūsų darbo suvestinė. Čia vienoje vietoje matysite paskirtus veiksmus, artėjančius terminus, vėluojančias užduotis ir greitas nuorodas.

  1. Patikrinkite „Man reikia atlikti“.Atidarykite naujas, vykdomas arba vėluojančias užduotis. Paspaudę užduotį pateksite į susietą dokumentą.
  2. Naudokite pagrindinę navigaciją.„Dokumentai“ skirti registruotiems dokumentams, „Biblioteka“ - paprastiems failams ir aplankams, „Sąrašas“ - visoms užduotims.
  3. Ieškokite iš viršutinės juostos.Įrašykite dokumento pavadinimą, registracijos numerį ar failo vardą. Rezultatai apima dokumentų korteles ir katalogo failus.
  4. Atkreipkite dėmesį į terminus.Artėjant terminui užduotis ar dokumentas paryškinamas. Pavėluotus darbus pirmiausia rasite pradžios ekrane ir užduočių sąraše.

Praktinis patarimasKasdienį darbą patogiausia pradėti nuo pradžios ekrano, o ne nuo bendro dokumentų sąrašo.

Darbo pradžiaPaspauskite norėdami padidinti
Dokumento sukūrimas

Sukurkite kortelę, išsaugokite ir užregistruokite dokumentą

Dokumento kortelėje saugomas ne tik failas, bet ir jo pavadinimas, rūšis, registras, byla, atsakingas asmuo, terminai, būsena bei visa veiksmų istorija.

  1. Atidarykite „Dokumentai“ ir spauskite „Naujas dokumentas“.Naujas įrašas kuriamas kaip juodraštis. Kol jo neišsaugojote, failų ir užduočių dar nepridėsite.
  2. Užpildykite privalomus ir paieškai svarbius laukus.Įrašykite antraštę, pasirinkite vidaus, gautą ar siunčiamą srautą, dokumento rūšį, registrą, bylą ir atsakingą asmenį.
  3. Nurodykite datas ir raktažodžius.Dokumento datą, gavimo ar išsiuntimo datą, galiojimo terminą ir žymas vėliau galėsite naudoti filtruose bei priminimuose.
  4. Pirmiausia išsaugokite.Išsaugojus sukuriama nuolatinė dokumento kortelė. Tada galima įkelti failus, pridėti užduotis, prieigas ir ryšius.
  5. Registruokite tik paruoštą dokumentą.Veiksmas „Registruoti“ suteikia registracijos numerį ir pakeičia būseną į „Užregistruotas“. Prieš tai patikrinkite metaduomenis ir pagrindinį failą.

SvarbuRegistracijos numeris yra oficialus įrašas. Jei dokumentas dar rengiamas, palikite būseną „Juodraštis“.

Dokumento sukūrimasPaspauskite norėdami padidinti
Failų įkėlimas

Pridėkite pagrindinį failą, priedus arba kelis katalogo failus

Failą galima pridėti prie registruoto dokumento kortelės arba laikyti Bibliotekoje. Pasirinkimas priklauso nuo to, ar failui reikia metaduomenų, būsenos ir darbo eigos.

  1. Dokumento kortelėje atidarykite skirtuką „Failai“.Skiltyje „Priedai ir failai“ spauskite failo pasirinkimo lauką. Ši skiltis rodoma išsaugojus dokumento kortelę.
  2. Pasirinkite vieną ar kelis failus.Galite kelti įprastus biuro dokumentus, pavyzdžiui, PDF, Word ir Excel failus. Sistema rodo failo tipą, dydį, įkėlėją ir datą.
  3. Pažymėkite pagrindinį failą.Pagrindinis failas atidaromas dokumento peržiūroje. Kitą priedą vėliau galima padaryti pagrindiniu.
  4. Patikrinkite peržiūrą.PDF ir palaikomų formatų turinys rodomas DVS viduje. Jei peržiūra negalima, originalą vis tiek galima saugiai atsisiųsti.
  5. Versijas atskirkite nuo priedų.Naują to paties dokumento redakciją fiksuokite kaip naują versiją, o papildomą lydintį failą - kaip priedą.

Praktinis patarimasJei turite daug dar neregistruojamų failų, kelkite juos į Biblioteką: ten galima pasirinkti kelis failus arba nutempti juos į langą.

Siuntimas ir bendrinimas

Pasirinkite vidinę arba apsaugotą išorinę nuorodą

Dokumento ar katalogo failo nereikia siųsti kaip nevaldomo laiško priedo. ManoDVS sukuria nuorodą, kurios galiojimą ir teises galite kontroliuoti.

  1. Atidarykite dokumentą arba katalogo failą.Pasirinkite veiksmą „Siųsti nuorodą“ arba bendrinimo piktogramą.
  2. Darbuotojams rinkitės vidinę nuorodą.Ji veikia tik prisijungusiems naudotojams, kurie pagal teisių taisykles gali matyti dokumentą.
  3. Išoriniam gavėjui sukurkite išorinę nuorodą.Nurodykite gavėjo el. paštą ar pastabą, pasirinkite „Tik peržiūrėti“ arba „Peržiūrėti ir atsisiųsti“.
  4. Apribokite galiojimą.Pasirinkite 1-90 dienų laikotarpį. Jautriam dokumentui nustatykite slaptažodį ir perduokite jį kitu kanalu.
  5. Sukurkite ir išsiųskite.Jei el. pašto siuntimas sukonfigūruotas, nuoroda išsiunčiama sistemos laišku. Kitu atveju ją nukopijuokite ir išsiųskite rankiniu būdu.

SvarbuNuorodos su teise atsisiųsti gavėjas gali išsisaugoti failo kopiją. Konfidencialiems dokumentams rinkitės tik peržiūrą, trumpą galiojimą ir slaptažodį.

Susipažinimai ir užduotys

Paskirkite gavėjus ir matykite kiekvieno patvirtinimą

Dokumentą galima paskirti darbuotojui, skyriui, pareigybei ar grupei. Kiekvienam gavėjui sukuriama atskira užduotis, todėl eigoje aiškiai matyti, kas atliko veiksmą.

  1. Dokumento kortelėje atidarykite „Užduotys“.Skiltyje „Darbuotojų veiksmai“ pasirinkite gavėjų priskyrimo veiksmą.
  2. Pasirinkite veiksmą ir gavėjus.Veiksmui „Susipažinti“ nurodykite konkretų darbuotoją, skyrių, pareigybę ar grupę. Galite paskirti ir kitus veiksmus: patvirtinti, peržiūrėti ar įvykdyti.
  3. Nustatykite terminą ir priminimus.Terminas leidžia atskirti laukiančias ir vėluojančias užduotis. Prireikus nurodykite eskalavimą ar pavaduojantį darbuotoją.
  4. Gavėjas atidaro užduotį ir patvirtina.Perskaitęs dokumentą darbuotojas paspaudžia „Susipažinau“. Sistema įrašo naudotoją, datą, laiką ir veiksmą.
  5. Stebėkite suvestinę.Dokumento kortelėje matysite, kiek užduočių išsiųsta, atlikta, laukia ir vėluoja. Prireikus atsisiųskite patvirtinimų suvestinę ar pažymą.

Praktinis patarimasJei gavėjų ratas kinta, patogiau skirti skyriui, pareigybei ar grupei, o ne rinktis kiekvieną žmogų atskirai.

Susipažinimai ir užduotysPaspauskite norėdami padidinti
Biblioteka

Tvarkykite paprastus failus aplankuose ir registruokite tik tada, kai reikia

Biblioteka tinka šablonams, pagalbinei medžiagai, projektų failams ir kitam turiniui, kuriam dar nereikia registracijos numerio ar darbo eigos.

  1. Atidarykite „Biblioteka“.Pasirinkite esamą aplanką arba sukurkite įmonės procesus atitinkančią aplankų struktūrą.
  2. Įkelkite failus.Pasirinkite vieną ar kelis failus kompiuteryje arba nutempkite juos tiesiai į pasirinkto aplanko sritį.
  3. Peržiūrėkite ir tvarkykite.Failą galima atidaryti DVS viduje, atsisiųsti, perkelti į kitą aplanką, bendrinti ar ištrinti pagal turimas teises.
  4. Registruokite, kai failas tampa oficialiu dokumentu.Veiksmas „Registruoti kaip dokumentą“ sukuria dokumento kortelę ir susieja su ja pasirinktą katalogo failą.

Praktinis patarimasTrumpai: Biblioteka yra failų saugykla, o Dokumentai - valdomi įrašai su metaduomenimis, būsenomis ir atsakomybe.

BibliotekaPaspauskite norėdami padidinti
Paieška ir kontrolė

Raskite dokumentą, patikrinkite istoriją ir nepraraskite pakeitimų

Dokumentus galima rasti pagal metaduomenis, būseną, atsakingą asmenį, registrą ar bylą. Audito istorijoje išlieka svarbūs dokumento veiksmai.

  1. Greitai paieškai naudokite viršutinį lauką.Tai patogiausias būdas, kai žinote dalį pavadinimo, registracijos numerio ar failo vardo.
  2. Tiksliam rezultatui naudokite sąrašo filtrus.Derinkite būseną, dokumento rūšį, bylą, atsakingą asmenį, datą ir kitus laukus.
  3. Dokumento kortelėje tikrinkite skirtukus.„Versijos“ rodo redakcijas, „Ryšiai“ - susietus dokumentus, „Prieigos“ - kas ir kokiu vaidmeniu priskirtas, „Auditas“ - atliktus veiksmus.
  4. Pašalintų įrašų ieškokite šiukšlinėje.Jei turite teisę, netyčia pašalintą dokumentą ar failą galima atkurti, kol nesibaigė organizacijoje nustatytas saugojimo terminas.
Paieška ir kontrolėPaspauskite norėdami padidinti
Atskiros instrukcijos

Atidarykite tik tą temą, kurios šiuo metu reikia

Kiekviena instrukcija turi nuolatinę nuorodą. Ją galite nusiųsti klientui ar darbuotojui neversdami jo ieškoti ilgame vadove.

Pagrindai

Darbo pradžia ir pagrindinis ekranasKaip prisijungus suprasti ManoDVS struktūrą, rasti savo darbus ir nepraleisti terminų.Biblioteka, aplankai ir katalogo failaiPaprastų failų tvarkymas, perkėlimas, bendrinimas ir pavertimas registruotu dokumentu.Paieška, filtrai, istorija ir auditasKaip greitai rasti įrašą ir patikrinti, kas su juo buvo atlikta.

Dokumentai

Dokumento sukūrimas ir registravimasPilna eiga nuo juodraščio kortelės iki oficialaus dokumento su registracijos numeriu.Failų, priedų ir naujų versijų įkėlimasKada failą kelti į dokumento kortelę, kada į Biblioteką ir kaip nepasimesti tarp versijų.Dokumento siuntimas ir saugus bendrinimasVidinės ir išorinės nuorodos, galiojimo laikas, slaptažodis bei atsisiuntimo teisės.Darbuotojų susipažinimas su dokumentuKaip paskirti tvarką darbuotojams, nustatyti terminą ir gauti atsekamą patvirtinimą.Dokumentų archyvavimas, šiukšlinė ir atkūrimasKada dokumentą archyvuoti, kada šalinti ir kaip elgtis su netyčia pašalintu įrašu.

Administravimas

Darbuotojų kūrimas ir importasVardinės paskyros, skyriai, pareigybės, vadovai ir saugus masinis importas.Naudotojų rolės ir dokumentų prieigosKaip suteikti mažiausią būtiną prieigą ir patikrinti rezultatą ne administratoriaus paskyra.Dokumentų rūšys, registrai ir bylosKlasifikacijos ir numeravimo paruošimas, kad dokumentai būtų vienodai registruojami ir randami.Darbo eigos ir automatinės užduočių taisyklėsNuosekli peržiūros, tvirtinimo, pasirašymo, vykdymo ir susipažinimo seka.ManoDVS paruošimas įmoneiKontrolinis vedlys nuo įmonės profilio iki pirmo realaus dokumento ir darbuotojų mokymo.

Saugumas

Paskyros saugumas, 2FA ir aktyvios sesijosVardinės paskyros, dviejų veiksnių autentifikavimas ir veiksmai įtarus neteisėtą prisijungimą.
Instrukcijos pagal rolę

Ką ManoDVS turi daryti kiekvienas darbuotojas?

Pasirinkite savo rolę. Kiekvienoje kortelėje rasite pirmuosius nustatymus, kasdienius veiksmus, atsakomybės ribas ir laukiamą rezultatą.

Vadovas pagal rolęSistemos administratoriusĮmonės paskyros savininkui arba už ManoDVS veikimą atsakingam darbuotojui.Rodyti instrukcijąSlėpti instrukciją
Pagrindinis tikslas

Paruošti aplinką taip, kad darbuotojai matytų tik tai, ko reikia, o dokumentų procesai būtų vienodi visoje įmonėje.

Pirmiausia paruoškite

  1. Sukurkite skyrius, pareigybes, grupes ir darbuotojų paskyras.
  2. Priskirkite roles ir patikrinkite dokumentų kūrimo, registravimo, skaitymo bei administravimo teises.
  3. Sukonfigūruokite dokumentų rūšis, registrus, bylas, numeravimo logiką ir darbo eigas.
  4. Nustatykite saugyklos, pranešimų, saugumo, dviejų veiksnių autentifikavimo ir integracijų parametrus.

Kasdienė kontrolė

  • Kartą per savaitę peržiūrėkite vėluojančias užduotis, nepavykusius pranešimus ir saugyklos panaudojimą.
  • Keičiantis darbuotojui, naudokite išėjimo procesą: užblokuokite prieigą, perduokite darbus ir išlaikykite auditą.
  • Prieš masinį taisyklių pakeitimą išbandykite jį su vienu dokumentu ir vienu naudotoju.

Teisingas rezultatasDarbuotojai gauna tik jiems aktualius dokumentus ir veiksmus, o naujus procesus galima paleisti be rankinio teisių dalinimo.

Vadovas pagal rolęRaštinė / dokumentų administratoriusDarbuotojui, kuris priima, registruoja, paskirsto ir archyvuoja įmonės dokumentus.Rodyti instrukcijąSlėpti instrukciją
Pagrindinis tikslas

Užtikrinti, kad kiekvienas oficialus dokumentas būtų teisingai užregistruotas, lengvai randamas ir perduotas atsakingiems žmonėms.

Pirmiausia paruoškite

  1. Atskirkite gautus, siunčiamus ir vidaus dokumentus pagal lauką „Dokumento srautas“.
  2. Prieš registruodami patikrinkite antraštę, datą, korespondentą, rūšį, registrą, bylą ir pagrindinį failą.
  3. Registruokite tik galutinį įrašą; rengiamą dokumentą laikykite juodraščiu.
  4. Po registravimo paskirkite atsakingą asmenį, terminą ir reikiamą darbo eigą.

Kasdienė kontrolė

  • Ryte patikrinkite naujai gautus dokumentus ir registruojamus juodraščius.
  • Dienos pabaigoje peržiūrėkite neužbaigtus registravimo veiksmus ir klaidingus metaduomenis.
  • Periodiškai tikrinkite besibaigiančio galiojimo bei archyvuotinus dokumentus.

Teisingas rezultatasDokumentai turi nuoseklius numerius, teisingas bylas, aiškius atsakingus asmenis ir atsekamą perdavimo istoriją.

Vadovas pagal rolęDokumento rengėjasDarbuotojui, kuris kuria sutartį, tvarką, įsakymą, pasiūlymą ar kitą dokumentą.Rodyti instrukcijąSlėpti instrukciją
Pagrindinis tikslas

Parengti aiškią dokumento kortelę, valdyti failo versijas ir perduoti galutinę redakciją tikrinti, tvirtinti ar pasirašyti.

Pirmiausia paruoškite

  1. Sukurkite juodraštį ir užpildykite pavadinimą, rūšį, atsakingą asmenį, raktažodžius bei planuojamas datas.
  2. Išsaugoję kortelę įkelkite pagrindinį failą ir atskirus priedus.
  3. Keičiant turinį, išsaugokite naują versiją ir trumpai aprašykite pakeitimus.
  4. Kai redakcija paruošta, perduokite ją peržiūrai, tvirtinimui arba pasirašymui.

Kasdienė kontrolė

  • Nesiųskite derinimui kelių neaiškiai pavadintų failų; pagrindiniu pažymėkite vieną aktualią redakciją.
  • Komentarus ir sprendimus fiksuokite dokumento užduotyse arba audite, o ne tik asmeniniuose laiškuose.
  • Prieš keisdami būseną patikrinkite, ar pridėti visi priedai ir gavėjai.

Teisingas rezultatasVisi dalyviai dirba su ta pačia aktualia redakcija ir aiškiai mato, ko iš jų laukiama.

Vadovas pagal rolęDarbuotojas / vykdytojasKiekvienam darbuotojui, kuris gauna užduotis, skaito dokumentus ar patvirtina susipažinimą.Rodyti instrukcijąSlėpti instrukciją
Pagrindinis tikslas

Laiku rasti paskirtus veiksmus, perskaityti aktualią versiją ir tinkamai užfiksuoti atlikimą.

Pirmiausia paruoškite

  1. Pradžios ekrane atidarykite skiltį „Man reikia atlikti“ arba bendrą užduočių sąrašą.
  2. Atidarę užduotį perskaitykite jos veiksmą, terminą, pastabą ir susietą dokumentą.
  3. Peržiūrėkite pagrindinį failą bei priedus; jei reikia, atsisiųskite originalą.
  4. Atlikę veiksmą paspauskite „Susipažinau“, „Patvirtinti“, „Įvykdyti“ ar kitą rodomą mygtuką.

Kasdienė kontrolė

  • Kasdien patikrinkite naujas ir artėjančio termino užduotis.
  • Jei dokumentas neaiškus ar neteisingas, jo nepatvirtinkite aklai - grąžinkite taisymui arba parašykite atsakingam asmeniui.
  • Nedalinkite vidinės nuorodos žmogui, kuris neturi ManoDVS paskyros; išoriniam gavėjui reikia išorinės nuorodos.

Teisingas rezultatasAtliktas veiksmas įrašomas su jūsų paskyra ir laiku, todėl nereikia papildomai patvirtinti el. paštu.

Vadovas pagal rolęVadovas / tvirtintojas / pasirašantisPadalinio vadovui, dokumentų tvirtintojui arba galutinį sprendimą priimančiam asmeniui.Rodyti instrukcijąSlėpti instrukciją
Pagrindinis tikslas

Greitai įvertinti dokumento turinį, priimti atsekamą sprendimą ir kontroliuoti komandos terminus.

Pirmiausia paruoškite

  1. Filtruokite užduotis pagal „Mano“, „Tvirtinti“, „Pasirašyti“ arba terminą.
  2. Prieš sprendimą patikrinkite pagrindinį failą, metaduomenis, ankstesnius žingsnius ir susijusius dokumentus.
  3. Patvirtinkite tik galutinę redakciją; radę trūkumų grąžinkite taisymui su aiškia pastaba.
  4. Stebėkite vėluojančius veiksmus ir, kai reikia, keiskite atsakingą asmenį ar eskaluokite.

Kasdienė kontrolė

  • Naudokite terminų ir būsenų filtrus, kad pirmiausia matytumėte rizikingus dokumentus.
  • Išvykdami nustatykite pavaduojantį asmenį arba informuokite administratorių apie užduočių perdavimą.
  • Sprendimo motyvą rašykite sistemoje - jis liks dokumento istorijoje.

Teisingas rezultatasSprendimai priimami vienoje vietoje, o darbuotojai iš karto mato, ar dokumentas patvirtintas, ar grąžintas taisyti.

Vadovas pagal rolęPersonalo specialistasDarbuotojų dokumentus, vidaus tvarkas, mokymus ir susipažinimus administruojančiam asmeniui.Rodyti instrukcijąSlėpti instrukciją
Pagrindinis tikslas

Valdyti darbuotojų dokumentus ir įrodyti, kad reikiami žmonės laiku susipažino su aktualia tvarka.

Pirmiausia paruoškite

  1. Patikrinkite darbuotojų skyrius, pareigybes ir grupes - pagal juos patogiausia skirstyti dokumentus.
  2. Vidaus tvarkai sukurkite dokumentą, įkelkite galutinę versiją ir nustatykite galiojimo datą.
  3. Pasirinkite „Susipažinti“, gavėjų grupę, terminą, priminimus ir, jei reikia, eskalavimą.
  4. Stebėkite atlikta / laukia / vėluoja skaičius ir atsisiųskite patvirtinimų suvestinę.

Kasdienė kontrolė

  • Priimant darbuotoją pridėkite jį į teisingus skyrius ir grupes, kad automatinės taisyklės priskirtų aktualius dokumentus.
  • Darbuotojui išeinant naudokite išėjimo veiksmą, kad užduotys būtų perduotos, o patvirtinimų istorija išliktų.
  • Atnaujinę tvarką, įkelkite naują versiją ir iš naujo paskirkite susipažinimą tiems, kuriems pakeitimai aktualūs.

Teisingas rezultatasBet kuriuo metu galima parodyti, kam dokumentas buvo paskirtas, kas patvirtino ir kas dar vėluoja.

Vadovas pagal rolęIšorinis gavėjasKlientui, tiekėjui, partneriui ar kitam asmeniui, kuris neturi ManoDVS paskyros.Rodyti instrukcijąSlėpti instrukciją
Pagrindinis tikslas

Saugiai atidaryti gautą dokumentą be prisijungimo prie įmonės sistemos.

Pirmiausia paruoškite

  1. Atidarykite el. paštu gautą išorinę nuorodą.
  2. Jei prašoma, įveskite atskirai perduotą slaptažodį.
  3. Peržiūrėkite dokumentą naršyklėje; atsisiuntimo galimybė rodoma tik tada, kai siuntėjas ją leido.
  4. Jei nuoroda nebegalioja, kreipkitės į siuntėją - tik jis gali sukurti naują.

Kasdienė kontrolė

  • Nuorodos ir slaptažodžio neperduokite tretiesiems asmenims.
  • Patikrinkite, kad puslapio adresas priklauso ManoDVS aplinkai.
  • Baigę darbą uždarykite langą, ypač jei naudojate bendrą kompiuterį.

Teisingas rezultatasDokumentas pasiekiamas tik siuntėjo nustatytą laiką ir tik su suteikta peržiūros arba atsisiuntimo teise.

Verslo procesų receptai

Dažniausi darbai nuo pradžios iki rezultato

Šiuos scenarijus galima perduoti darbuotojui kaip paruoštas darbo instrukcijas. Kiekvienas procesas turi aiškų savininką, veiksmų seką ir užbaigimo kriterijų.

01Gauto dokumento registravimasRaštinė

Rezultatas: Gautas laiškas, sąskaita ar prašymas tampa atsekamu dokumentu su numeriu ir atsakingu vykdytoju.

  1. Sukurkite naują dokumentą ir pasirinkite srautą „Gautas dokumentas“.
  2. Įrašykite siuntėją, gavimo datą, antraštę, rūšį, registrą ir bylą.
  3. Išsaugokite kortelę, įkelkite originalą ir pažymėkite jį pagrindiniu.
  4. Patikrinkite duomenis ir registruokite dokumentą.
  5. Paskirkite atsakingą darbuotoją, veiksmą ir terminą.
02Siunčiamo dokumento parengimasRengėjas + tvirtintojas

Rezultatas: Gavėjui išsiunčiama patvirtinta galutinė redakcija, o DVS lieka jos numeris ir siuntimo istorija.

  1. Sukurkite juodraštį su srautu „Siunčiamas dokumentas“.
  2. Įkelkite rengiamą failą ir perduokite peržiūrai arba tvirtinimui.
  3. Po pataisymų įkelkite galutinę versiją ir pažymėkite ją pagrindine.
  4. Užregistruokite, nurodykite išsiuntimo datą ir gavėją.
  5. Siųskite saugia išorine nuoroda arba naudokite organizacijoje nustatytą kanalą.
03Vidaus tvarka ir susipažinimasPersonalo specialistas

Rezultatas: Aktuali tvarka pasiekia tikslinę darbuotojų grupę, o kiekvienas patvirtinimas lieka audite.

  1. Sukurkite vidaus dokumentą ir įkelkite patvirtintą failą.
  2. Nurodykite įsigaliojimo bei galiojimo datas ir pakeičiamos tvarkos ryšį.
  3. Pasirinkite gavėjų skyrių, pareigybę, grupę arba darbuotojus.
  4. Nustatykite veiksmą „Susipažinti“, terminą ir priminimus.
  5. Stebėkite suvestinę; vėluojantiems priminkite arba eskaluokite.
04Peržiūra, tvirtinimas ir grąžinimasRengėjas + vadovas

Rezultatas: Aišku, kas tikrino dokumentą, kas priėmė sprendimą ir kodėl redakcija buvo patvirtinta arba grąžinta.

  1. Rengėjas parenka peržiūros arba tvirtinimo darbo eigą.
  2. Sistema sukuria užduotis nustatyta seka arba lygiagrečiai.
  3. Tikrinantis asmuo atidaro aktualų failą ir ankstesnius komentarus.
  4. Jei viskas tinkama - patvirtina; jei ne - grąžina taisymui su konkrečia pastaba.
  5. Rengėjas įkelia pataisytą versiją ir pakartoja reikiamą žingsnį.
05Konfidencialaus dokumento prieigosAdministratorius / dokumento savininkas

Rezultatas: Dokumentą mato tik aiškiai apibrėžti žmonės, o išorinis bendrinimas turi ribotą laiką ir teises.

  1. Dokumento kortelėje atidarykite „Prieigos“.
  2. Priskirkite rolei tinkamą naudotoją, grupę, skyrių ar pareigybę.
  3. Patikrinkite rezultatą su testiniu naudotoju, neturinčiu administratoriaus teisių.
  4. Išorinei nuorodai rinkitės tik peržiūrą, trumpą galiojimą ir slaptažodį.
  5. Pasibaigus poreikiui nuorodą atšaukite, o vidines prieigas pašalinkite.
06Nauja dokumento versijaDokumento rengėjas

Rezultatas: Naudotojai mato aktualią redakciją, bet ankstesnis turinys ir pakeitimų istorija neprarandami.

  1. Atidarykite esamą dokumentą, o nekurkite naujo įrašo tam pačiam dokumentui.
  2. Skirtuke „Versijos“ patikrinkite dabartinį numerį ir ankstesnius pakeitimus.
  3. Įkelkite naują failą, nurodykite versiją ir pakeitimų santrauką.
  4. Pažymėkite naują failą pagrindiniu.
  5. Jei pakeitimai svarbūs darbuotojams, paleiskite naują susipažinimo ar tvirtinimo ciklą.
07Archyvavimas, ištrynimas ir atkūrimasRaštinė / administratorius

Rezultatas: Baigti dokumentai neapkrauna aktyvių sąrašų, o netyčinis pašalinimas gali būti valdomas pagal saugojimo taisykles.

  1. Prieš archyvuodami patikrinkite, ar nėra atvirų užduočių ir ar išsaugota galutinė versija.
  2. Pakeiskite būseną į „Archyvuotas“ - dokumentas išlieka paieškoje ir audite.
  3. Trinkite tik klaidingus ar nereikalingus įrašus, o ne užbaigtus oficialius dokumentus.
  4. Netyčia pašalintą įrašą ieškokite šiukšlinėje ir atkurkite, jei leidžia jūsų teisės.
  5. Nuolatinį pašalinimą vykdykite tik pagal įmonės saugojimo politiką.
08Darbuotojo išėjimas ir darbų perdavimasAdministratorius + personalas

Rezultatas: Išeinantis darbuotojas nebeturi prieigos, o nebaigti darbai perduodami neprarandant ankstesnių patvirtinimų.

  1. Parinkite darbuotojo išėjimo veiksmą administravimo srityje.
  2. Nurodykite, kam perduoti jo nebaigtas užduotis ir atsakomybes.
  3. Patikrinkite dokumentus, kuriuose jis yra vienintelis atsakingas ar prieigos gavėjas.
  4. Užbaikite aktyvią sesiją ir išjunkite paskyrą nustatytu laiku.
  5. Patikrinkite auditą: atlikti susipažinimai turi išlikti, o laukiantys - būti sutvarkyti.
Būsenų žodynas

Ką reiškia kiekviena būsena?

Būsena parodo, kuriame gyvavimo ciklo arba užduoties etape yra įrašas. Galimi kiti pasirinkimai priklauso nuo dabartinės būsenos ir jūsų teisių.

Dokumento būsenos

Juodraštis

Dokumentas rengiamas. Galima pildyti duomenis, kelti failus ir taisyti.

Registruojamas

Pradėtas registravimo procesas, tačiau numeris dar nesuteiktas.

Užregistruotas

Dokumentui suteiktas registracijos numeris; jis tapo oficialiu DVS įrašu.

Peržiūrai

Dokumentas perduotas turiniui ar duomenims patikrinti.

Tvirtinimui

Laukiama atsakingo asmens sprendimo patvirtinti arba grąžinti.

Pasirašymui

Dokumentas paruoštas pasirašyti ir laukia pasirašančio asmens.

Susipažinimui

Dokumentas išsiųstas darbuotojams perskaityti ir patvirtinti.

Vykdymui

Pagal dokumentą atliekami konkretūs darbai ar pavedimai.

Aktyvus

Dokumentas galioja ir naudojamas kasdieniame darbe.

Baigiasi galiojimas

Artėja nurodyta galiojimo pabaiga; reikia peržiūrėti, pratęsti ar pakeisti.

Nebegalioja

Galiojimo terminas pasibaigė. Dokumentas nebeturėtų būti taikomas kaip aktualus.

Archyvuotas

Darbas baigtas, dokumentas saugomas istorijai ir neberedaguojamas įprasta eiga.

Atmestas

Dokumentas nepatvirtintas; jį galima grąžinti į juodraštį taisymui arba archyvuoti.

Užduoties būsenos

Nauja

Užduotis paskirta, gavėjas jos dar nepradėjo.

Vykdoma

Gavėjas pradėjo darbą, bet dar nepažymėjo kaip atlikto.

Laukia kito asmens

Tolesnis veiksmas priklauso nuo kito proceso dalyvio.

Įvykdyta

Reikalaujamas veiksmas atliktas ir užfiksuotas.

Grąžinta taisymui

Rezultatą reikia pataisyti ir pateikti dar kartą.

Pavėluota

Terminas praėjo, o užduotis dar nebaigta.

Atšaukta

Užduotis uždaryta jos neatliekant; istorija išlieka.

Dažna dokumento eiga

Juodraštis → Užregistruotas → Peržiūrai / Tvirtinimui → Pasirašymui → Susipažinimui arba Vykdymui → Aktyvus → Archyvuotas.

Terminų žodynėlis

Ką reiškia ManoDVS sąvokos?

Trumpi paaiškinimai, kuriuos galima naudoti apmokant naują darbuotoją arba ruošiant įmonės vidaus tvarką.

Dokumento kortelė
DVS įrašas su metaduomenimis, failais, būsena, užduotimis, prieigomis ir istorija.
Pagrindinis failas
Aktuali dokumento byla, kuri pirmiausia rodoma peržiūroje. Kiti failai laikomi priedais.
Registras
Nuoseklaus numeravimo ir apskaitos sritis, pavyzdžiui, gaunamų dokumentų ar sutarčių registras.
Byla
Dokumentų grupė pagal dokumentacijos planą, procesą ar saugojimo paskirtį.
Darbo eiga
Iš anksto aprašyta veiksmų seka: peržiūra, tvirtinimas, pasirašymas, vykdymas ar susipažinimas.
Užduotis
Konkrečiam gavėjui paskirtas veiksmas su būsena, terminu ir susietu dokumentu.
Susipažinimas
Darbuotojo patvirtinimas, kad jis atidarė ir perskaitė jam paskirtą dokumentą.
Vidinė nuoroda
Nuoroda prisijungusiems ManoDVS naudotojams, kuriems suteikta teisė matyti dokumentą.
Išorinė nuoroda
Laikina ir audituojama nuoroda gavėjui be ManoDVS paskyros; gali turėti slaptažodį.
Auditas
Nekeičiama svarbių sistemos veiksmų istorija: kas, kada ir ką atliko.
Versija
Nauja to paties dokumento redakcija, saugoma kartu su ankstesnėmis redakcijomis.
Biblioteka
Aplankų principu veikianti failų saugykla turiniui, kuriam nereikia pilnos dokumento kortelės.
Kai kas nors nepavyksta

Dažnos situacijos ir ką patikrinti

Pradėkite nuo šių patikrų. Jos išsprendžia daugumą kasdienių naudojimo klausimų.

Negaliu įkelti failo

Patikrinkite, ar dokumento kortelė jau išsaugota, ar turite redagavimo teisę ir ar nepasiektas organizacijos saugyklos limitas. Jei failas labai didelis, pabandykite mažesnį arba kreipkitės į administratorių.

Nerandu dokumento

Išvalykite sąrašo filtrus, patikrinkite būseną, datų intervalą ir paieškos rašybą. Jei dokumentas pašalintas, patikrinkite šiukšlinę. Jei jo vis tiek nematote, gali trūkti prieigos teisės.

Gavėjas neatidaro nuorodos

Vidinė nuoroda veikia tik prisijungus ir turint teisę. Išorinei nuorodai patikrinkite galiojimą, slaptažodį ir ar nuoroda nebuvo atšaukta. Jei leidote tik peržiūrėti, atsisiuntimo mygtuko nebus.

Darbuotojas nemato susipažinimo

Patikrinkite, ar užduotis tikrai sukurta tam darbuotojui, jo skyriui, pareigybei ar grupei, ar paskyra aktyvi ir ar terminas bei darbo eiga nustatyti teisingai.

Neteisinga dokumento būsena

Atidarykite dokumento redagavimą ir pasirinkite vieną iš sistemai leidžiamų tolesnių būsenų. Kai kurių etapų negalima praleisti, o archyvuotas dokumentas įprastai nebegrąžinamas į aktyvią eigą.

Failo peržiūra nerodoma

Kai kurių formatų DVS negali parodyti naršyklėje. Atsisiųskite originalą ir atidarykite jam skirta programa. Jei PDF ar įprasto biuro failo peržiūra ilgai negeneruojama, praneškite administratoriui.

Dažniausi klausimai

DUK

Įrašykite raktažodį, pavyzdžiui, „failas“, „nuoroda“, „darbuotojas“ arba „saugykla“.

Rasta: 13

Ar 30 dienų bandymui reikia banko kortelės?

Ne. Kortelės ir mokėjimo duomenų registruojantis nereikia. Planą pasirinksite tik nusprendę tęsti.

Kas nutiks pasibaigus 30 dienų?

Duomenys nebus automatiškai apmokestinti. Prisijungę prie klientų zonos pasirinksite mokamą planą; iki tol DVS redagavimas bus sustabdytas.

Kaip pridėti kitus darbuotojus?

DVS atidarykite Nustatymai → Darbuotojai. Juos galima sukurti rankomis arba importuoti iš paruošto Excel failo.

Kokius failus galima kelti?

Sistema skirta įprastiems biuro dokumentams, įskaitant PDF, Word ir Excel failus. Failo dydžio ribą administruoja sistemos saugyklos nustatymai.

Ar galima įkelti kelis failus vienu metu?

Taip. Failų kataloge ir greito įkėlimo veiksmuose galima pasirinkti kelis failus vienu metu.

Kuo skiriasi dokumentas ir katalogo failas?

Registruotas dokumentas turi kortelę, metaduomenis, būseną, versijas ir darbo eigą. Katalogo failas skirtas paprastesniam saugojimui aplankuose.

Ar galima rasti tekstą visuose dokumentuose?

Bendra paieška ieško dokumentų metaduomenyse ir failų kataloge. Rezultatus galima siaurinti filtrais.

Kaip įrodyti, kad darbuotojas susipažino?

Kiekvienas patvirtinimas įrašomas su naudotoju, laiku ir veiksmu. Dokumento užduočių skiltyje galima atidaryti darbuotojo pažymą arba bendrą patvirtinimų suvestinę.

Ar dokumentą galima išsiųsti žmogui be ManoDVS paskyros?

Taip. Galima sukurti riboto galiojimo saugią peržiūros arba atsisiuntimo nuorodą, pasirinktinai apsaugoti ją slaptažodžiu ir išsiųsti gavėjui.

Kas gali matyti dokumentus?

Prieiga valdoma pagal naudotoją, rolę, skyrių, pareigybę, grupę, dokumento rūšį, registrą ir bylą. Administratorius nustato įmonei tinkamą modelį.

Kas nutinka pasiekus saugyklos limitą?

Visi jau įkelti dokumentai ir failai lieka pasiekiami. Sustabdomas tik naujų failų įkėlimas, kol Klientų zonoje pasirenkamas papildomos vietos paketas.

Kas nutinka nebaigtam susipažinimui darbuotojui išėjus?

Administratoriui atliekant darbuotojo išėjimo veiksmą, jo nebaigti susipažinimai pašalinami iš laukiančių gavėjų sąrašo. Jau patvirtinti susipažinimai išlieka audito istorijoje, o kitos nebaigtos užduotys perduodamos pasirinktam darbuotojui.

Kur kreiptis, jei atsakymo nerandu?

Parašykite info@manodvs.lt. Nurodykite, kuriame puslapyje buvote, ką spaudėte, kokio rezultato tikėjotės, ir pridėkite ekrano nuotrauką be jautrių duomenų.

Pasiruošę išbandyti?

30 dienų dirbkite su savo dokumentais

Be banko kortelės ir automatinio apmokestinimo. Paskyra sukuriama iš karto.

Jau turiu paskyrąIšbandyti nemokamai