Administravimas
Dokumentų rūšys, registrai ir bylos
Klasifikacijos ir numeravimo paruošimas, kad dokumentai būtų vienodai registruojami ir randami.
- Kam skirta
- Raštinei, sistemos administratoriams ir už dokumentacijos planą atsakingiems darbuotojams.
- Reikalingos teisės
- Reikia katalogų ir registrų administravimo teisės.
Prieš pradėdami
- Turėkite įmonės dokumentacijos planą arba bent pagrindinių dokumentų grupių sąrašą.
- Nuspręskite numeravimo sekas ir metų keitimo taisykles.
Atlikite iš eilės
- 1
Aprašykite dokumentų rūšis.
Rūšis turi apibūdinti dokumento pobūdį, pavyzdžiui, sutartis, įsakymas, sąskaita ar prašymas.
- 2
Sukurkite registrus.
Atskirkite numeravimo sekas ten, kur to reikia apskaitai: gaunami, siunčiami, sutartys, įsakymai ir panašiai.
- 3
Sukurkite bylas.
Bylos grupuoja dokumentus pagal dokumentacijos planą, procesą ir saugojimo paskirtį.
- 4
Susiekite numatytuosius pasirinkimus.
Jei konkreti rūšis beveik visada keliauja į tą patį registrą ar bylą, sumažinkite rankinių pasirinkimų skaičių.
- 5
Išbandykite su keliais juodraščiais.
Patikrinkite numerio formatą, paiešką ir ataskaitas prieš pradedant masinį registravimą.
- 6
Nekeiskite istorinių reikšmių be plano.
Jei klasifikacija nebeaktuali, geriau ją išjungti naujiems įrašams, o istorinius palikti atsekamus.
Teisingas rezultatas
- Registracijos numeriai nuoseklūs.
- Rūšys ir bylos suprantamos darbuotojams.
- Paieškoje dokumentus galima filtruoti pagal vienodą klasifikaciją.
Dažniausios klaidos
- Kuriama per daug beveik vienodų rūšių.
- Tas pats registras naudojamas nesusijusiems numeravimo procesams.
- Istorinė reikšmė pervadinama taip, kad pakeičia senų dokumentų prasmę.