Pagrindai
Biblioteka, aplankai ir katalogo failai
Paprastų failų tvarkymas, perkėlimas, bendrinimas ir pavertimas registruotu dokumentu.
- Kam skirta
- Visiems Biblioteką naudojantiems darbuotojams.
- Reikalingos teisės
- Peržiūrai reikia skaitymo teisės; įkėlimui, perkėlimui ir trynimui - atitinkamų redagavimo teisių.
Prieš pradėdami
- Pasirinkite tinkamą aplanką.
- Įsitikinkite, kad failui dar nereikia registracijos numerio ar darbo eigos.
Atlikite iš eilės
- 1
Atidarykite „Biblioteka“.
Kairėje pasirinkite esamą aplanką arba sukurkite naują pagal įmonės struktūrą.
- 2
Įkelkite failus.
Galite pasirinkti kelis failus arba nutempti juos į aktyvaus aplanko sritį.
- 3
Peržiūrėkite ir tvarkykite.
Failą galima atidaryti, atsisiųsti, bendrinti, perkelti į kitą aplanką arba pašalinti.
- 4
Registruokite tik tada, kai reikia.
Veiksmas „Registruoti kaip dokumentą“ sukuria dokumento kortelę ir susieja pasirinktą failą.
- 5
Nenaudokite Bibliotekos kaip oficialaus registro.
Jei reikia būsenos, atsakingo asmens, terminų, versijų ar užduočių, failas turi tapti dokumentu.
Teisingas rezultatas
- Failas yra logiškame aplanke.
- Nėra dublių tarp Bibliotekos ir Dokumentų.
- Oficialūs įrašai laiku paversti dokumentų kortelėmis.
Dažniausios klaidos
- Oficialios sutartys paliekamos tik katalogo aplanke.
- Kuriama per gili ir sunkiai suprantama aplankų struktūra.
- Tas pats failas keliamas į kelis aplankus vietoje bendrinimo nuorodos.