Dokumentai
Dokumentų archyvavimas, šiukšlinė ir atkūrimas
Kada dokumentą archyvuoti, kada šalinti ir kaip elgtis su netyčia pašalintu įrašu.
- Kam skirta
- Raštinei, administratoriams ir dokumentų savininkams.
- Reikalingos teisės
- Archyvavimui ir šalinimui reikia atitinkamos dokumentų valdymo teisės; atkūrimui - šiukšlinės administravimo teisės.
Prieš pradėdami
- Patikrinkite, ar dokumentas turi galutinę versiją.
- Užbaikite arba perduokite atviras užduotis.
- Žinokite įmonės saugojimo terminą.
Atlikite iš eilės
- 1
Užbaigtą oficialų dokumentą archyvuokite.
Būsena „Archyvuotas“ pašalina dokumentą iš aktyvaus darbo, bet išlaiko paiešką, failus ir auditą.
- 2
Trinkite tik klaidingus įrašus.
Ištrynimas nėra archyvavimo pakaitalas. Oficialius užbaigtus dokumentus paprastai reikia saugoti.
- 3
Patikrinkite susietus objektus.
Prieš šalindami įsitikinkite, kad dokumentas nėra svarbus kitų dokumentų ryšiams, užduotims ar ataskaitoms.
- 4
Netyčia pašalintą įrašą atkurkite.
Atidarykite šiukšlinę, raskite pagal pavadinimą ar datą ir pasirinkite atkūrimą, kol nesibaigė saugojimo terminas.
- 5
Nuolatinį šalinimą vykdykite pagal politiką.
Prieš negrįžtamą išvalymą patikrinkite saugojimo, teisines ir audito prievoles.
Teisingas rezultatas
- Aktyviuose sąrašuose lieka tik aktualūs dokumentai.
- Archyvuoto dokumento istorija išsaugota.
- Netyčia pašalintas įrašas atkuriamas kontroliuojamai.
Dažniausios klaidos
- Užbaigtas dokumentas ištrinamas vietoje archyvavimo.
- Archyvuojama nepatikrinus atvirų užduočių.
- Šiukšlinė laikoma nuolatiniu archyvu.