Personalo dokumentai, darbuotojai ir susipažinimai vienoje vietoje
Personalo dokumentų valdymas DVS: darbuotojų bylos, vidaus tvarkos, prieigos, terminai, susipažinimai ir darbuotojų sąrašo sinchronizavimas.
Kokią personalo informaciją patogu valdyti DVS?
- Darbo tvarkas, pareigybių aprašymus ir įmonės politikas.
- Prašymus, įsakymus ir kitus registruojamus personalo dokumentus.
- Darbuotojų susipažinimus su naujomis arba pakeistomis dokumentų versijomis.
- Dokumentų galiojimo terminus, atsakingus asmenis ir susijusias užduotis.
- Ribotos prieigos bylas ir failus, kurių neturi matyti visa organizacija.
Prieigos pagal atsakomybę, ne vien pagal aplanką
Personalo dokumentuose svarbu ne tik patogiai rasti failą, bet ir tiksliai valdyti, kas jį gali matyti. ManoDVS prieigos gali būti ribojamos pagal naudotoją, rolę, skyrių, pareigybę, grupę, dokumento rūšį, registrą ar bylą.
Audito istorija padeda patikrinti, kas dokumentą peržiūrėjo, atsisiuntė ar pakeitė. Tačiau prieigos modelį visada turi patvirtinti pati organizacija pagal savo procesus ir duomenų apsaugos pareigas.
Darbuotojo priėmimas, pasikeitimas ir išėjimas
Priėmimas
Darbuotojui sukuriama vardinė paskyra, priskiriamas skyrius, pareigybė ir reikalingos rolės.
Supažindinimas
Naujam darbuotojui galima paskirti privalomas tvarkas ir instrukcijas su terminais.
Pasikeitimai
Keičiant skyrių ar pareigybę atnaujinama organizacinė informacija ir prieigos.
Išėjimas
Paskyra išjungiama, nebaigti susipažinimai pašalinami, o kitos užduotys perduodamos.
Mažiau rankinio darbuotojų sąrašo tvarkymo
Darbuotojus galima suvesti rankomis arba importuoti iš paruošto Excel failo. Įmonėms, kurios darbuotojų duomenis jau tvarko personalo, apskaitos ar tapatybių sistemoje, galime įdiegti automatinį sinchronizavimą.
Integracija gali atnaujinti darbuotojo vardą, el. paštą, skyrių, pareigybę ir aktyvumo būseną. Konkreti apimtis priklauso nuo šaltinio API ir įmonės taisyklių.
Dažniausi klausimai
Ar personalo dokumentus matys visi darbuotojai?
Ne. Prieigos gali būti ribojamos pagal rolę, skyrių, pareigybę, registrą, bylą ar konkretų dokumentą.
Ar darbuotojus galima importuoti iš Excel?
Taip. Sistema pateikia importo šabloną, pagal kurį galima paruošti darbuotojų sąrašą.
Ar galima automatiškai išjungti išėjusius darbuotojus?
Taip, kai naudojama integracija su patikimu darbuotojų duomenų šaltiniu ir suderintos išjungimo taisyklės.