Darbuotojų supažindinimas su dokumentais ir aiški kontrolė
Elektroninis darbuotojų supažindinimas su tvarkomis, instrukcijomis ir kitais vidaus dokumentais: gavėjai, terminai, priminimai ir audito istorija.
Vienas dokumentas, konkretūs gavėjai ir matoma eiga
Vidaus tvarką, instrukciją ar politiką galima paskirti konkretiems darbuotojams, skyriui, pareigybei arba grupei. Kiekvienam gavėjui sukuriama atskira užduotis, todėl bendras rezultatas nėra slepiamas viename el. laiške ar popieriniame lape.
Vadovas ar dokumento savininkas mato naujas, vykdomas, užbaigtas ir vėluojančias užduotis. Patvirtinimas išsaugomas su darbuotoju, dokumento versija ir laiku.
Svarbi ManoDVS logika darbuotojui išėjus
Kai darbuotojas išeina dar nespėjęs susipažinti, jo nebaigtas susipažinimas neturi likti amžinai laukiančiųjų sąraše. ManoDVS išėjimo veiksmas pašalina tokį darbuotoją iš nebaigtų gavėjų, o jau atlikti patvirtinimai lieka audito istorijoje.
Kitos nebaigtos darbuotojo užduotys gali būti perduotos pasirinktam kolegai. Taip dokumento eiga išlieka tiksli ir nereikia rankomis valyti kiekvieno seno paskyrimo.
Ką galima kontroliuoti sistemoje?
Gavėjus
Darbuotojas, skyrius, pareigybė arba iš anksto sudaryta grupė.
Terminą
Kiekvienai užduočiai nustatoma data, o vėlavimai matomi sąraše.
Dokumento versiją
Istorijoje lieka aišku, su kuria redakcija darbuotojas susipažino.
Būseną
Atskiriamos naujos, vykdomos, atliktos ir vėluojančios užduotys.
Pakeitimus
Auditas parodo, kas sukūrė, paskyrė, peržiūrėjo ar užbaigė veiksmą.
Darbuotojų kaitą
Išėję darbuotojai nepaliekami klaidingame nebaigtų susipažinimų sąraše.
Susipažinimas nėra kvalifikuotas elektroninis parašas
ManoDVS fiksuoja autentifikuoto naudotojo susipažinimo veiksmą ir pateikia patikrinamą sistemos įrašą. Kai konkrečiam dokumentui teisės aktai, sutartis ar jūsų vidaus tvarka reikalauja kvalifikuoto elektroninio parašo, reikia naudoti tam skirtą pasirašymo priemonę.
Toks aiškus atskyrimas padeda pasirinkti tinkamą procesą: kasdienėms vidaus tvarkoms dažnai pakanka valdomo susipažinimo, o teisinę parašo galią reikalaujantiems dokumentams taikomas elektroninis pasirašymas.
Dažniausi klausimai
Ar galima dokumentą paskirti visam skyriui?
Taip. Gavėjus galima parinkti pagal darbuotoją, skyrių, pareigybę arba grupę.
Ar išlieka įrodymas, kada darbuotojas susipažino?
Taip. Sistemoje išsaugomas naudotojas, laikas, veiksmas ir dokumento kontekstas.
Kas nutinka išėjusiam darbuotojui?
Nebaigti susipažinimai pašalinami iš laukiančių gavėjų, atlikti patvirtinimai lieka istorijoje, o kitas užduotis galima perduoti.