Dokumentų archyvavimas įmonėje be išmėtytų aplankų
Elektroninis dokumentų archyvavimas debesyje: aiški aplankų struktūra, registrai, paieška, versijos, prieigos teisės ir saugojimo terminai.
Kuo elektroninis archyvas skiriasi nuo bendro disko?
Bendrame diske failas dažniausiai turi tik pavadinimą ir aplanką. Elektroniniame archyve svarbus dokumentas papildomai turi rūšį, registrą, bylą, atsakingą darbuotoją, būseną, galiojimo terminą ir veiksmų istoriją.
ManoDVS leidžia vienoje vietoje laikyti ir paprastus katalogo failus, ir registruotus dokumentus. Todėl nereikia visko paversti sudėtingomis kortelėmis: darbo medžiaga lieka aplankuose, o sutartys, įsakymai ar procedūros registruojami ir valdomi išsamiau.
Tvarkingas dokumentų archyvas praktiškai
Aplankai ir bylos
Sukurkite įmonės struktūrą atitinkančius katalogus, dokumentų registrus ir bylas.
Greita paieška
Ieškokite pagal pavadinimą, numerį, rūšį, būseną, atsakingą asmenį ar kitus laukus.
Versijų kontrolė
Nauja failo redakcija nepanaikina ankstesnės versijos ir jos istorijos.
Prieigos teisės
Darbuotojai mato tik tas bylas, aplankus ir dokumentus, kuriems turi teisę.
Terminai
Galiojimo ir užduočių datos matomos bendrame sąraše, todėl jas lengviau kontroliuoti.
Audito istorija
Išlieka įrašai apie peržiūras, pakeitimus, atsisiuntimus ir kitus veiksmus.
Kaip perkelti esamą dokumentų archyvą?
Mažai įmonei dažnai pakanka pradėti nuo kelių pagrindinių aplankų ir registrų. Struktūrą galima plėsti vėliau, kai paaiškėja tikras kasdienio darbo poreikis.
- Atskirti darbo failus nuo dokumentų, kuriems būtinas registracijos numeris ar tvirtinimo eiga.
- Susitarti dėl registrų, bylų, dokumentų rūšių ir vienodos pavadinimų tvarkos.
- Pirmiausia perkelti aktyvius dokumentus, o seną archyvą importuoti etapais.
- Priskirti prieigos teises pagal skyrius, pareigybes ir atsakomybes.
- Nustatyti, kas administruoja struktūrą ir tikrina saugyklos naudojimą.
Dažniausi klausimai
Ar galima archyvuoti PDF, Word ir Excel failus?
Taip. ManoDVS skirta įprastiems biuro failams, įskaitant PDF, Word ir Excel dokumentus.
Kas nutinka pasiekus saugyklos limitą?
Esami failai lieka pasiekiami. Sustabdomas tik naujų failų įkėlimas, kol pasirenkamas papildomos vietos paketas.
Ar galima dokumentą rasti pagal registracijos numerį?
Taip. Registruotų dokumentų paieška ir filtrai apima numerį, pavadinimą, rūšį, bylą, būseną ir atsakingus asmenis.